پرینتر اداری باید با حجم کار واقعی دفتر هماهنگ باشد. دستگاهی که برای چاپ چند برگ در روز ساخته شده، در یک دفتر شلوغ زودتر به دردسر می افتد. از طرف دیگر، خرید مدل چهار کاره برای مجموعه ای که فقط نامه، فاکتور و قرارداد چاپ می کند، هزینه اضافی ایجاد می کند.
پیش از انتخاب پرینتر، بهتر است تعداد تقریبی صفحات ماهانه، نیاز به چاپ رنگی، اسکن و کپی، تعداد کاربران و نوع اتصال مورد نیاز را مشخص کنید. این چند عامل مسیر انتخاب را روشن می کنند.
در ادامه، مدل های تک کاره و چند کاره را بررسی می کنیم تا انتخاب پرینتر اداری ساده تر شود.
در مشخصات هر پرینتر معمولا دو عدد دیده می شود. یکی حداکثر توان کار ماهانه و دیگری حجم توصیه شده ماهانه است. حداکثر توان نشان می دهد دستگاه در شرایط خاص تا چه تعداد صفحه را تحمل می کند. اما حجم توصیه شده، بازه ای است که سازنده برای استفاده مداوم و عمر مناسب دستگاه در نظر گرفته است.
برای مثال، یک پرینتر ممکن است توان حداکثری ۸۰ هزار صفحه در ماه داشته باشد، اما سازنده استفاده بین ۷۵۰ تا ۴۰۰۰ صفحه را برای آن پیشنهاد دهد. بنابراین دفتر نباید دستگاه را براساس عدد حداکثری انتخاب کند.
برای رسیدن به یک برآورد درست، تعداد برگه های چاپ شده در یک هفته را در چهار ضرب کنید. اگر در دوره های خاصی مانند پایان ماه، فصل مالیاتی یا زمان ثبت نام مشتریان حجم چاپ بالا می رود، آن افزایش را هم در نظر بگیرید. بهتر است مدل انتخابی کمی بالاتر از نیاز فعلی دفتر ظرفیت داشته باشد.
پرینتر تک کاره فقط وظیفه چاپ را انجام می دهد. این مدل برای مجموعه ای مناسب است که اسکنر یا دستگاه کپی جداگانه دارد و بخش زیادی از کار روزانه اش به چاپ متن سیاه و سفید محدود می شود.
مدل های لیزری تک کاره معمولا سرعت چاپ خوبی دارند و برای قرارداد، نامه اداری، فاکتور، فرم و گزارش کاربرد دارند. مدل دارای چاپ دو رو خودکار و اتصال شبکه نیز می تواند برای دفترهایی مناسب باشد که چند کاربر از یک دستگاه استفاده می کنند.
تک کاره بودن همیشه به معنای انتخاب ارزان تر نیست. اگر کارکنان هر روز چندین سند را اسکن یا کپی می کنند، خرید یک اسکنر جداگانه می تواند فضا و هزینه بیشتری بگیرد. در این شرایط، پرینتر چند کاره انتخاب منطقی تری خواهد بود.
پرینترهای چند کاره چند وظیفه اداری را در یک دستگاه جمع می کنند. تفاوت اصلی مدل سه کاره و چهار کاره، به نیاز دفتر به فکس برمی گردد.
| نوع پرینتر | امکانات | برای چه دفترهایی مناسب است؟ |
|---|---|---|
| سه کاره | چاپ، اسکن و کپی | دفترهای کوچک و تیم هایی که اسناد کاغذی را اسکن یا از مدارک مشتری کپی می گیرند |
| چهار کاره | چاپ، اسکن، کپی و فکس | مجموعه هایی که هنوز ارسال و دریافت فکس در فرایند اداری آنها کاربرد دارد |
بعضی خریداران با دیدن عبارت چاپ دو رو تصور می کنند پرینتر، اسناد را هم دو رو اسکن می کند. این دو قابلیت با هم فرق دارند. چاپ دو رو خودکار یعنی دستگاه هر دو سمت کاغذ را چاپ می کند. این ویژگی مصرف کاغذ را برای نامه، گزارش و جزوه کاهش می دهد.
اسکن دو رو یعنی دستگاه بتواند دو طرف یک سند را بدون برگرداندن دستی کاغذ اسکن کند. همه پرینترهای دارای ADF این قابلیت را ندارند. اگر دفتر شما قراردادها و مدارک دو رو را زیاد بایگانی می کند، مشخصات اسکن دو رو را جداگانه بررسی کنید.
پرینتر لیزری برای چاپ متن، اسناد سیاه و سفید و کارهای اداری پرتعداد انتخاب مناسبی است. تونر در این دستگاه به صورت پودر عمل می کند و برای چاپ قرارداد، فاکتور و فرم، خروجی واضحی می دهد. سرعت چاپ مدل های لیزری نیز معمولا برای دفترهای شلوغ مناسب است.
پرینترهای جوهرافشان مخزن دار برای دفترهایی کاربرد دارند که چاپ رنگی زیادی انجام می دهند. گزارش های رنگی، نمودار، فایل های گرافیکی، بروشور ساده و فرم های رنگی از کاربردهای این مدل ها هستند. هنگام انتخاب، بازده جوهر، قیمت بطری های جوهر و حجم چاپ رنگی را با دقت بررسی کنید.
اگر به چاپ A3 یا A3+ نیاز دارید، فقط به حداکثر اندازه چاپ توجه نکنید. بعضی پرینترها کاغذ بزرگ تر را چاپ می کنند، اما اسکن و کپی را فقط در اندازه A4 انجام می دهند. اندازه چاپ، اسکن و کپی را جداگانه در مشخصات دستگاه بررسی کنید.
چند مشخصه فنی، استفاده روزانه از پرینتر را ساده تر یا دشوارتر می کنند. پیش از خرید، موارد زیر را بررسی کنید:
پرینتر مناسب، مدلی است که با کار روزانه دفتر هماهنگ باشد. برای چاپ پرتعداد متن، مدل لیزری تک کاره یا چند کاره انتخاب خوبی است. اگر اسکن و کپی بخش ثابتی از کار شماست، سراغ مدل دارای ADF بروید. برای چاپ رنگی پرتعداد یا اسناد A3+ نیز مدل مخزن دار می تواند انتخاب مناسب تری باشد.
پس از مشخص کردن حجم چاپ، نوع سند و امکانات لازم، می توانید قیمت پرینتر مورد نظر را در پلازادیجیتال ببینید. پلازادیجیتال سفارش ها را به سراسر ایران ارسال می کند، امکان تحویل حضوری از شعب تهران و پرداخت در محل برای تهران دارد و مشاوره و پشتیبانی هفت روز هفته ارائه می دهد. امکان بازگشت کالا تا ۱۴ روز نیز برای خرید در نظر گرفته شده است.
