ایمیل سازمانی در سازمان‌ها و شرک‌های بزرگ به یکی از موثرترین ابزارهای ارتباطی تبدیل شده است. در این سازمان‌ها سرویس ایمیل عموما بصورت درون سازمانی یا “خرید سرویس ایمیل” راه‌اندازی میشود.
در این مقاله سعی داریم با معرفی ایمیل سازمانی و روش راه‌اندازی آن، ببینیم که چرا و به چه دلیل خرید ایمیل سازمانی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها به صرفه است و منجر به کاهش هزینه‌ها در حوزه سرویس ایمیل و بهبود خدمات ارتباطی آن میشود.
سرویس ایمیل سازمانی یک بستر ایمیل است که برای تبادل پیام و برقراری ارتباطات داخلی و خارجی یک سازمان راه‌اندازی میشود. این سرویس به صورت اختصاصی و با در نظر گرفتن نیازمندی‌های هر سازمان طراحی و راه‌اندازی میشود. در نتیجه امکان مدیریت کاربران، مدیریت امکانات و قابلیت‌های تکمیلی روی بستر ایمیل و همچنین مدیریت امنیت ارتباطات در سازمان‌ها، تنها در اختیار همان سازمان قرار دارد.
جایگاه ایمیل سازمانی به قدری معتبر است که به عنوان یکی از درگاه‌های ارتباطی رسمی، برای تبادل پیام‌های مهم و حتی محرمانه استفاده میشود. قابلیت‌هایی نظیر امکان امضای دیجیتال ایمیل و رمزگذاری سرتاسری پیام، به سازمان‌ها و شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که بدون نگرانی از دسترسی‌های ناخواسته، یک پیام را به صورت رمزگذاری شده به دست گیرنده برسانند.
به طور کلی می‌توان مراحل ایجاد و راه‌اندازی یک سرویس ایمیل را از ابتدا تا مرحله بهره‌برداری در چهار گام اصلی زیر دید:
1- آماده‌سازی و نصب زیرساخت‌های سخت افزاری
2- آماده‌سازی و نصب سرویس‌های نرم افزاری
3- مدیریت سرویس و تعریف کاربران سرویس ایمیل
4- راهبری و پشتیبانی سرویس ایمیل
همانند تمامی سرویس‌های تحت شبکه، سرویس ایمیل هم نیاز به تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری دارد. پس از تهیه سخت افزار مناسب، ایمیل سرور که یک نرم‌افزار است روی سرور نصب میشود. راه‌اندازی سرویس ایمیل با انجام تنظیماتی روی سرویس ایمیل نهایی میشود تا آماده ارائه خدمات ارسال و دریافت ایمیل شود.
پس از راه‌اندازی سرویس ایمیل، امکان تعریف کاربران سرویس ایمیل فراهم است. در نهایت راهبری سرویس ایمیل و پشتیبانی از آن به عنوان یک فرایند مداوم در جریان است تا پایداری و دسترس‌پذیری سرویس بطور مستمر برقرار باشد.
تجهیزات مورد نیاز برای راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی، شامل یک دستگاه سرور، فضای کافی جهت نگه‌داری اطلاعات و همچنین تجهیزات شبکه و اینترنت مناسب است. البته در سازمان‌هایی با تعداد زیاد کاربر و انبوهی از پیام‌های ایمیل که روزانه رد و بدل میشود، قطعا تجهیزات تخصصی جهت مدیریت دسترسی همزمان کاربران و ابزارهایی برای مدیریت سرویس ایمیل پشتیبان مورد نیاز خواهد بود.
نرم‌افزارهای سرویس ایمیل به دو صورت متن باز و انحصاری در دنیا ارائه شده‌اند. نرم‌افزارهایی نظیر Microsoft 360، Zoho Workplace، IceWarp محصول شرکت‌های بزرگ و پیشرو در حوزه ارتباطات هستند که امکانات متعددی در کنار سرویس ایمیل برای کاربران خود فراهم کرده اند. برای استفاده از این محصولات لازم است لایسنس آنها خریداری شود. قسمت این لایسنس‌ها بسته به تعداد کاربر ایمیل و قابلیت‌های جانبی که این ابزارها ارائه می‌کنند، متفاوت است.
البته در کنار این سرویس‌های ایمیل انحصاری، سرویس‌های ایمیل متن-باز هم وجود دارند که امکان دانلود رایگان و نصب آنها وجود دارد. اما راه‌اندازی یک سرویس ایمیل سازمانی پیشرفته فرایندی بسیار پیچیده و تخصصی است. بنابراین اگر سازمانی که بخواهد این سرویس را توسط تیم فنی خود نصب و راه‌اندازی کند، لازم است نیروهای متخصص و با تجربه در حوزه سرویس ایمیل استخدام کند و در نتیجه هزینه‌ای که برای پرداخت حقوق این متخصصین پرداخت می‌کند، به صورت غیر مستقیم مربوط به سرویس ایمیل است.
در صورت راه‌اندازی سرویس ایمیل بصورت درون سازمانی، مسئولیت نگه‌داری از سرویس و راهبری آن به عهده خود سازمان است. در نتیجه لازم است تیمی از داخل سازمان بصورت دائم و تمام وقت برسرویس ایمیل نظارت داشته و پاسخگوی نیازمندی‌ها و درخواست‌های کاربران این سرویس باشند.
با معرفی خدمات SaaS یا “نرم‌افزار به عنوان سرویس”، بسیاری از خدمات و سرویس‌های پیچیده بصورت یک بسته آماده به سازمان‌ها عرضه شدند تا مسائل و چالش‌های فنی را از پیش روی مشتریان بردارند. شرکت‌های ارائه دهنده سرویس ایمیل نیز با همین رویکرد، محصولات خود را بصورت یک بسته کامل خدماتی (شامل نصب، راه‌اندازی، پشتیبانی و نگه‌داری) عرضه کردند. در نتیجه سازمان‌ها و توانستند با سفارش نیازمندی‌های خود به ارائه کنندگان این محصولات؛ عملا تمامی مسئولیت راه‌اندازی سرویس را واگذار کرده و تنها از خدمات آن بهره‌مند شوند.
محصولاتی مانند Google Workspace و نسخه ابری Microsoft 360 با ارائه سرویس ایمیل خود در بستر ابر، موفق شدند خدمات تخصصی و حرفه‌ای را با پرداخت هزینه سرویس کمتر به ازای هر کاربر در اختیار مشتریان خود قرار دهند. هرچند متاسفانه این محصولات به دلیل قیمت دلاری خدمات و همچنین عدم دسترسی به تیم پشتیبانی در برخی از کشورها از جمله ایران، راهکار مناسبی برای سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی نیستند.
برای کسب و کارهای داخلی و سازمان‌های ایرانی استفاده از سرویس ایمیلی که توسط متخصصان داخلی و با در نظر گرفتن استانداردها و سیاست‌های امنیتی توسعه یافته‌اند، گزینه مناسب‌تری هم به لحاظ قیمت تمام شده سرویس و هم به لحاظ دسترسی به تیم پشتیبانی است. به عنوان مثال “ایمیل سازمانی اپیک” یک ابزار کامل ارتباط سازمانی ارائه کرده است که هم در بستر ابر و هم به صورت نصب در محل سازمان‌ها خدمات ایمیل سازمانی ارائه می‌دهد. نقطه قوت سرویس ایمیل اپیک در مقایسه با سرویس‌های ایمیل خارجی، قیمت کمتر خدمات آن به ازای هر کاربر است و از طرف دیگر؛ تیم پشتیبانی آن همواره در دسترس مشتریان هستند.
شرکت‌ها و سازمان‌ها این امکان را دارند که خدمات ایمیل خود را به طور کامل به یک ارائه دهنده سرویس ایمیل واگذار کنند و با هزینه و دردسر بسیار کمتر از یک سرویس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنند. خرید سرویس ایمیل حرفه‌ای علاوه بر هزینه، مزیت‌های دیگری هم برای کسب و کارها به همراه دارد داشت که در ادامه به مهمترین آنها اشاره شده است:
با خرید سرویس ایمیل و تنظیم آن روی دامنه اختصاصی کسب و کار یا سازمانتان، آدرس‌های ایمیل روی دامنه اختصاصی شما تنظیم میشود. در نتیجه زمانی که با ایمیل سازمانی خود پیامی ارسال می‌کنید، مخاطبان شما درمی‌یابند که یک ایمیل رسمی از طرف شرکت یا سازمان شما دریافت کرده اند.
یک سرویس ایمیل حرفه‌ای نیازمند تجهیزات و ابزارهای مکمل بسیاری است که بتواند سرویس پایدار، امن و با دسترسی بالا برای کاربران خود فراهم کند. در سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای، ابزارهای جانبی متعددی نظیر آنتی ویروس، آنتی اسپم و ابزارهای نظارت و مانیتورینگ دائمی جهت بررسی سلامت سخت‌افزارها و نرم‌افزارها فراهم شده است.
ایمیل سرور باید در مقابل حملاتی که بصورت ویژه روی این سرویس‌ها اجرا می‌شوند، ایمن شده باشند. زیرا حملات بسیاری با هدف دستیابی و سو استفاده از اطلاعات ایمیل‌های کاربران (نظیر حملات فیشینگ) یا ایجاد ممانعت از سرویس روی ایمیل سرورها انجام می‌شوند. سرویس‌های ایمیل اختصاصی، با تکیه برتجربه و دانشی که در این حوزه کسب کرده‌اند، راهکارهای روز دنیا برای حفظ امنیت سرویس ایمیل را روی محصولات خود پیاده می‌کنند تا سرویس مطمئنی به کاربران خود ارائه دهند.
سرویس ایمیل تنها یک بستر تبادل پیام نیست، بلکه لازم است همواره در دسترس باشد و بتواند بصورت پیوسته و پایدار به کاربران خود سرویس دهد. به همین دلیل در سرویس‌های ایمیل تخصصی، نقاط آسیب پذیر سرویس شناسایی شده و روش‌هایی برای محافظت از آنها طراحی میشود. به عنوان مثال شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل سازمانی، جهت افزایش تحمل‌پذیری سرویس در مواقع خرابی قسمت‌های مختلف از Redundancy در لایه‌های مختلف استفاده می‌کنند تا در صورت قطع ناخواسته مسیر، سرویس بتواند از مسیر جایگزین به کاربران خود خدمات ارائه کند.
سرویس ایمیل تنها جهت تبادل پیام استفاده نمی‌شود. بلکه این سرویس‌ها معمولا به ابزارهای یکپارچه‌ای نظیر تقویم سازمانی، ابزار مدیریت وظایف و کارها، فضای نگه‌داری و مدیریت مستندات و بسیاری از ابزارهای ارتباط سازمانی دیگرهم مجهز هستند. تمامی این امکانات در کنار هم بستری یکپارچه برای تعامل و ارتباط کاربران یک سازمان یا شرکت را فراهم می‌کنند.
به عنوان مثال، کاربران یک سازمان که از سرویس ایمیل تخصصی استفاده می‌کنند، می‌توانند تمامی قرار ملاقات‌های خود را در تقویم سازمانی سرویس ایمیل خود تنظیم کرده و تقویم‌های خود را با هم‌تیمی‌های خود به اشتراک بگذارند.
همانطور که گفته شد، ایمیل سرور یک سرویس تخصصی و پیچیده‌است. در صورتی که این سرویس به درستی مدیریت و نگه‌داری نشود، کاربران خود را با مشکلات دسترس پذیری و پایداری سرویس درگیر می‌کند. اما زمانی که سرویس ایمیل سازمانی بصورت یک بسته خدماتی خریداری میشود، پشتیبانی تخصصی و نگه‌داری از سرویس ایمیل بر عهده شرکت ارائه دهنده خدمات ایمیل است. به همین دلیل سازمان‌ها با فراغت می‌توانند روی کار اصلی خود متمرکز شده و با اطمینان از سرویس ایمیل خود استفاده کنند.
استفاده از سرویس ایمیل سازمانی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ امری اجتناب ناپذیر است، اما با در نظر گرفتن هزینه‌های مالی و نیروی انسانی متخصصی که جهت راه‌اندازی و نگه‌داری از این سرویس مورد نیاز است، سازمان‌های بزرگ مایل به خرید سرویس ایمیل سازمانی هستند. در این مقاله با هم دیدیم که چگونه سازمان‌ها و شرکت‌ها به‌جای راه‌اندازی ایمیل سازمانی توسط کارشناسان داخلی، به خرید سرویس ایمیل رو آورده‌اند و این انتخاب منجر به کاهش هزینه نهایی سرویس ایمیل و افزایش کارایی سازمان‌ها شده است.
