تعریف نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟ سیستم مدیریت اسناد چگونه کار می‌کند؟ در این مطلب می‌خواهیم به بررسی مزایا و ویژگی‌های نرم افزار مدیریت اسناد و یک انتخاب مناسب در زمان خرید سیستم مدیریت اسناد بپردازیم.
احتمالاً می‌دانید که وقتی پای انواع نرم افزارها به سازمان‌ها، شرکت‌ها، دفاتر و … باز شود، کلی تغییرات مثبت هم به دنبالشان می‌آید. این تغییرات در مورد نرم افزار مدیریت اسناد هم صدق می‌کند. مثلاً با همین نرم افزار کارمندان دیگر از روی میز به سمت پرونده یا پیدا کردن قراردادها و صورت‌حساب‌ها حرکت نمی‌کنند، دیگر تلفن را برای درخواست امضای تأیید بر نمی‌دارند. پس چه کار می‌کنند؟ خیلی راحت به جای جابه‌جایی اشیاء و اسناد کاغذی، با نرم افزار مدیریت اسناد و امکانات آن در فضای دیجیتالی آن جابه‌جا می‌شوند و بر روی آن کار می‌کنند. حالا با این مقدمه پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید که می‌خواهیم به بررسی نرم افزار مدیریت اسناد بپردازیم.
شک نکنید که هر نرم افزاری که اسم مدیریت را یدک می‌کشد حتماً یک سری کارها را مرتبط و هماهنگ می‌کند. این نرم افزار هم برنامه‌ای است که بر اساس یک سیستم خودکار قادر به پردازش و ذخیره اسناد و مرتبط کردن آنها با یکدیگر بر اساس یک سری داده‌های دقیق است. البته شاید بعضی کاربرد این نرم افزار را با نرم افزار بایگانی یکی بدانند. هرچند که زیرسیستم، اتوماسیون اداری هستند اما یک سیستم مدیریت اسناد سه عملکرد اصلی دارد. سازماندهی، ذخیره و توزیع اسناد. در ابتدایی‌ترین تعریف، یک سیستم مدیریت اسناد باید حداقل این سه کار را به خوبی انجام بدهد.
تا اینجا متوجه شدیم که یک نرم افزار مدیریت اسناد DMS باید کار را آسان‌تر، سازنده‌تر و کارآمدتر کند و البته کارکنان را از ساعت‌ها کار خسته‌کننده و ناامیدی از ناتوانی در پیدا کردن سریع اسناد مورد نیاز خود نجات بدهند. حالا بهتر است مزایای اصلی این نرم افزار را به غیر از کاهش هزینه که یک مزیت بارز است، دقیق‌تر بدانیم.
افزایش بهره‌وری: وقتی که کارمندان زمان کمتری را صرف جستجوی اسناد یا انجام کارهای دستی و تکراری کنند، در نتیجه زمان بیشتری را برای اختصاص دادن به کار با ارزش افزوده خواهند داشت. این‌طور نیست؟
کاهش ریسک امنیتی: ایمن نگه داشتن اطلاعات و اجرای کنترل‌های دسترسی پویا خطر امنیت اطلاعات را کاهش می‌دهد. مثلاً در صورت وقوع آتش‌سوزی یا سیل غیرقابل پیش‌بینی، زمانی که اسناد در فضای ابری ذخیره می‌شوند، دیگر جای نگرانی نیست چون بازیابی آسان است.
اقدامات سازگاری بهبود یافته: انطباق برای بسیاری از اسناد تجاری می‌تواند پیچیده و چالش برانگیز باشد. این سیستم از جریمه‌ها، مجوزهای لغو شده و حتی مسئولیت کیفری با خودکارسازی اسناد مهم برای برآورده کردن الزامات نظارتی جلوگیری می‌کند.
جستجوی سریع بدون اتلاف وقت: گفته می‌شود کارمندان به طور متوسط ۱۸ دقیقه برای جستجوی یک سند وقت می‌گذارند. واقعاً زمان زیاد و کلافه‌کننده‌ای است. سیستم مدیریت اسناد این اتلاف وقت را مبتنی بر فراداده و مشخصات سند از بین می‌برد.
اشتراک‌گذاری و همکاری پیشرفته: این سیستم راه اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری را هموار می‌کند. یعنی اسناد از منابع و مکان‌های مختلف قابل دسترسی هستند. با این مزیت کاربران می‌توانند اسناد را به اشتراک بگذارند، به نظارت گردش کار بپردازند و موارد دیگر را بررسی کنند.
آشنایی با ویژگی‌های مهم این سیستم می‌تواند به شما کمک کند تا بفهمید این نرم افزار چه کاری می‌تواند برای تجارت شما انجام دهد. پس با موارد زیر آشنا شوید:
ذخیره‌سازی و بایگانی: با این ویژگی امکان بازیابی، ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری آسان برای استفاده در آینده را خواهید داشت. متمرکز کردن این فرایند تضمین می‌کند که اطلاعات مربوطه در صورت نیاز فوراً در دسترستان خواهد بود.
امنیت و کنترل دسترسی: با این ویژگی و با اجرای مجوزهای مبتنی بر نقش برای ورود فایل، از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌شود. بعضی برنامه‌ها هم آدرس‌های IP را محدود می‌کنند. به طور کلی با این کار فقط افراد مناسب می‌توانند فایل‌های خاصی را باز، مشاهده و اصلاح کنند.
کنترل نسخه: کنترل نسخه‌های سند خود را بدون نیاز به نگهداری چندین نسخه از یک سند واحد حفظ کنید. به شما امکان می‌دهد تمام نسخه‌های ساخته شده را مشاهده کنید.
نمایه‌سازی و طبقه‌بندی فایل اسناد: این کار را به صورت سیستماتیک برای بازیابی سریع و آسان با توجه به مشخصات و کلید فایل آن، فهرست کنید.
ویرایشگر اسناد PDF : تنظیمات و تغییرات در یک فایل PDF ساده‌تر شده است . متن، جعبه متن، تاریخ و نوار بررسی را برای سفارشی‌سازی اضافه کنید. همچنین می‌توانید یادداشت برداری کنید و اشتباهات تایپی را با غلط‌گیر املای آنلاین حذف کنید.
تحت وب بودن: با این قابلیت، دیگر محدودیت زمان و مکانی وجود ندارد. شما با موبایل خود هم در هر جا و هر ساعتی که بخواهید به نرم افزار دسترسی خواهید داشت.
همگام‌سازی فایل‌ها: فایل‌های آنلاین را با کپی اسناد ذخیره شده در سیستم خود همگام‌سازی کنید.
تهیه گزارش: با این ویژگی گزارش‌های دقیقی را در مسیری که فایل دنبال کرده است، تهیه کنید که شامل نام کاربر، تاریخ و زمان دسترسی به فایل، نوع عمل انجام شده و نظرات کاربر است.
حالا که با کارایی نرم افزار مدیریت اسناد آشنا شدید بهتر است بدانید برای تهیه یک نرم افزار کارآمد باید به سراغ یک شرکت باتجربه بروید که از وجود تمام مزایا و ویژگی‌های خوب این نرم افزار مطمئن باشید. در این میان شرکت یگانه سافت از بهترین تولیدکنندگان این دست نرم افزارها است که در این زمینه بسیار موفق عمل کرده است. سیستم مدیریت اسناد یگانه کاملاً تحت وب است و امنیت و سرعت بالا را تضمین می‌کند. این سیستم با کاهش هزینه‌های شما، نحوه سفارش و خرید و پشتیبانی حرفه‌ای به شکل آنلاین و حضوری، یک انتخاب مناسب است با قابلیت اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان، موتور گردش کار و موتورهای جستجوی حرفه‌ای، بایگانی و آرشیو الکترونیکی، قابلیت تعریف سند (Document)، قابلیت تعریف ساختار بخش‌های سند، تعریف فیلدهای اطلاعاتی مرتبط با سند، تعریف آرشیوهای مجزا برای قسمت‌های مختلف سازمان در یک ساختار مدیریتی متمرکز، تعریف سطوح دسترسی و موارد دیگر.
و در آخر: با کمک سیستم مدیریت اسناد در سازمان‌ها و شرکت‌ها به راحتی می‌توانید سازماندهی، ذخیره و توزیع اسناد را انجام بدهید. قابلیت‌ها و امکانات این سیستم باید طوری باشد که این سه عملکرد را کاملاً پوشش بدهد. توجه به این مورد در تهیه یک سیستمِ مناسب ضروری است.
شرکت نرم افزاری یگانه با توجه به تجربه و کیفیت کاری که در تولید نرم افزار مدیریت اسناد از خود نشان داده است می‌تواند در این انتخاب راهگشا باشد. در این مطلب به ویژگی‌ها و مزایای اصلی این سیستم پرداختیم. حالا شما بگویید چقدر در مورد قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت اسناد یگانه اطلاعات دارید؟
