انواع مختلفی از دستگاه کنترل تردد در سطح دنیا و در سطح ایران وجود دارد که هر کدام مناسب سازمان یا شرکت خاصی است و از یک روش خاصی برای شناسایی افراد استفاده می کند. صاحبان کسب و کار و مدیران شرکت ها باید با توجه به ویژگی های مجموعه خود و همچنین با مد نظر قرار دادن نکات مهم درباره کاربری این دستگاه ها، دستگاه مناسب مجموعه خود را انتخاب کنند.
به طور کلی مدیرانی که قصد خرید دستگاه حضور و غیاب را دارند به دو دسته تقسیم می شوند:
انتخاب مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب می تواند به سلیقه صاحبان کار و انتظاری که از این سیستم دارند نیز بستگی داشته باشد. مثلاً ممکن است فردی قیمت ارزان را یک فاکتور مهم بداند، اما شخصی دیگر به عملکرد و کارایی سیستم توجه کند. بنابراین مشخص کردن یک معیار دقیق و ثابت برای بهترین دستگاه حضوروغیاب چندان درست نیست.
کارآیی مورد انتظار از دستگاه
اگر یک مجموعه کوچک با تعداد پرسنل کم برای بهبود کنترل تردد کارکنان خود و برای اولین بار قصد خرید دستگاه حضور و غیاب را داشته باشد و هیچ انتظار دیگری از دستگاه نداشته باشد، دستگاه حضور و غیاب کارتی بهترین گزینه برای این شرکت ها می باشد. این نوع دستگاه ارزان ترین نوع دستگاه حضور غیاب بوده و برای کنترل تردد کارکنان در شرکت های کوچک که پیچیدگی های خاص سازمانی ندارند بهترین دستگاه محسوب می شود.
دستگاه کارتی برای سازمان های با تعداد پرسنل زیاد و میزان تردد روزانه بالا جوابگو نخواهد بود، زیرا امکان تقلب در ترددهای بالا در این نوع دستگاه ها بیشتر است. در مقابل دستگاه های بیومتریک برای میزان ترددهای بالا مناسب تر می باشند و به دلیل داشتن قدرت تشخیص بسیار قوی میزان امنیت را در سازمان ها بالاتر می برند.
همچنین اگر بخواهید از دستگاه به عنوان کنترل دسترسی نیز استفاده کنید، باید دستگاه های حضور و غیابی را خریداری نمایید که این قابلیت را داشته باشند.
قیمت دستگاه حضور و غیاب متناسب با نیاز سازمان ها
یکی از مهم ترین مواردی که برای خریداران دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد، قیمت دستگاه نسبت به نیاز سازمان و یا شرکت مورد نظر است. این مسئله به حدی اهمیت دارد که ممکن است در بیشتر موارد باعث تغییر گزینه های انتخابی مدیران شود.
در سال های گذشته قیمت دستگاه های کارتی با قیمت دستگاه های بیولوژیکی تفاوت بسیاری داشت و به دلیل قیمت های بسیار بالای دستگاه های تشخیص چهره و یا اثر انگشتی خیلی از مجموعه ها قادر به خرید این نوع از دستگاه های حضور غیاب نبودند، اما امروزه با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی قیمت سنسورهای تشخیص چهره و اثر انگشت بسیار کاهش یافته و می توان گفت دیگر تفاوت آنچنانی بین قیمت دستگاه های کارتی و بیولوژیکی وجود ندارد.
در دستگاه های بیومتریک اثر انگشتی و یا تشخیص چهره مشکلات دستگاه های کارتی وجود ندارد. مسلمأ این دستگاه ها گران تر و پیچیده تر از دستگاه های کارتی هستند، اما مدت زمان مورد نیاز جهت ثبت تردد و شناسایی از طریق انگشت و چهره در این دستگاه ها حدود یک ثانیه و طولانی تر از دستگاه کارتی خواهد بود و در اماکنی که تعداد پرسنل زیادی دارند، امکان تشکیل صف و ازدحام هنگام ورود و خروج وجود دارد.
پیشنهاد ویژه: مشاهده لیست قیمت دستگاه حضور و غیاب
ظرفیت حافظه دستگاه برای ثبت تردد و ثبت تعداد پرسنل
دستگاه های حضور و غیاب از نظر تعداد ثبت تردد دارای ظرفیت های متفاوتی هستند. سازمانی که تعداد پرسنل زیادی دارد، عبور و مرور در آن بسیار زیاد است و باید دستگاهی خریداری کند که ظرفیت ثبت تردد بالایی را داشته باشد و بتواند میزان تردد بالایی در حافظه خود نگه دارد. برای مثال سازمانی که ۵۰۰ نفر کارمند دارد، اگر هر کارمند در روز دو بار عبور و مرور داشته باشد ۱۰۰۰ تردد در روز ثبت می شود. اگر دستگاه موجود در این سازمان ظرفیت ذخیره ۱۰۰۰۰ تردد را داشته باشد یعنی قابلیت ذخیره سازی اطلاعات تردد پرسنل را تا ۱۰ روز خواهد داشت. البته ناگفته نماند که در بیشتر دستگاه های حضور و غیاب در صورت پر شدن حافظه، ترددهای جدید جایگزین ترددهای قدیمی خواهد شد.
نوع ارتباط با دستگاه و تخلیه آنلاین و آفلاین اطلاعات دستگاه
نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب به منظور خواندن ترددها می تواند یکی از موارد شبکه سیمی، پورت سریال، پورت Usb، مودم، شبکه بی سیم (Wi-Fi)، رابط اکسترنال تخلیه و اینترنت باشد.
برخی از سازمان های بزرگ نیاز دارند که دستگاه حتما امکان تخلیه آنلاین اطلاعات را داشته باشد تا مدیران بتوانند به محض ثبت تردد پرسنل، اطلاعات ورود و خروج ثبت شده در نرم افزار را مشاهده کنند، اما در تخلیه آفلاین ثبت اطلاعات در نرم افزار به زمان نیاز دارد و اطلاعات تردد پرسنل در همان لحظه ثبت تردد در دستگاه، در نرم افزار ثبت نمی شود و در نتیجه مدیران با تأخیر می توانند اطلاعات تردد پرسنل را مشاهده نمایند.
قابلیت اتصال به نرم افزار حضور و غیاب
یکی از بزرگ ترین اشتباهاتی که مدیران هنگام خرید دستگاه حضور غیاب مرتکب می شوند، این است که گمان می کنند موضوع تنها درباره خرید دستگاه حضور و غیاب است. در صورتی که دستگاه فقط یک ابزار فیزیکی است که تردد پرسنل را با کمک اثر انگشت، چهره و یا کارت آنان ذخیره می کند، اما قسمت اصلی این فرآیند توسط نرم افزارهای حضور و غیاب انجام می شود.
در واقع این نرم افزار حضور غیاب است که عملیات محاسبه حقوق و مزایا، وضعیت مرخصی یا غیبت های پرسنل را به مدیر اطلاع می دهد، اما اغلب مدیران قبل از خرید دستگاه از این مسئله آگاهی ندارند. بنابراین عامل مهم دیگری که در انتخاب مناسب ترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان ها مؤثر است، امکان اتصال و لینک شدن با نرم افزار حضور و غیاب است.
سازمان هایی که از قبل دارای نرم افزار حضور و غیاب بوده و قصد خرید دستگاه را دارند، حتما باید توجه داشته باشند که دستگاه امکان اتصال به نرم افزار آن ها را داشته باشد. در نتیجه در مورد امکان اتصال دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب باید دقت بیشتری صورت پذیرد.
گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه
هرچه سازمان بزرگ تر باشد، وابستگی آن به دستگاه حضور و غیاب نیز بیشتر خواهد بود و در چنین حالتی اگر دستگاه دارای پشتیبانی مناسب نباشد هنگام بروز مشکل، تردد در سازمان مختل می شود. همچنین در سازمان های بزرگ که تعداد زیادی از یک دستگاه را خریداری می کنند، باید آن دستگاه ها گارانتی معتبری داشته باشند تا در صورت وجود عیب و ایراد در دستگاه ها، گارانتی پاسخگوی آن باشد و سازمان متحمل هزینه های اضافی سنگین نشود.
در نظر گرفتن مکان و شرایط محیط کار
شرایط محیط کار نیز در انتخاب دستگاه می تواند تأثیر گذار باشد. به طور مثال در شرایط عادی اغلب سازمان ها از دستگاه های اثر انگشتی استفاده می کنند، اما در محیط هایی که کارکنان آن ها دارای اثر انگشت چرب، کثیف، آلوده و یا مغشوش می باشند باید از انواع دیگر دستگاه های حضور غیاب استفاده کنند و یا در محیط هایی که امکان انتقال بیماری از طریق تماس با سنسور اثر انگشت وجود دارد نظیر بیمارستان ها و محیط های درمانی باید از دستگاه های تشخیص چهره و یا کارتی استفاده نمود.
وجود باتری در دستگاه
یکی دیگر از قابلیت های مهم در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب وجود باتری (UPS) در دستگاه است. همان طور که می دانید به هنگام قطع برق، باتری (UPS) برق مورد نیاز دستگاه را تأمین می کند. برخی از سازمان های بزرگ و دارای تردد بالا برایشان بسیار مهم است که کارکنان به هنگام قطع برق نیز بتوانند تردد خود را ثبت کنند. بنابراین مدیران به هنگام خرید دستگاه باید بررسی کنند که آیا دستگاه مورد نظر باتری دارد یا خیر؟ و برای چه مدتی می تواند دستگاه را روشن نگه دارد؟ و مدل و مشخصات باتری دستگاه چیست؟.
ظاهر دستگاه
برای برخی از مدیران شکل و ظاهر دستگاه و زیبایی و شکیل بودن آن مهم است، برای مثال این که صفحه نمایش دستگاه رنگی باشد یا سیاه و سفید؟ و اندازه صفحه نمایش دستگاه چقدر باشد؟ برای بعضی از مدیران قابل اهمیت است. بنابراین قبل از اقدام به خرید دستگاه، در صورت امکان دستگاه را حضوری مشاهده کنید تا شکل و ظاهر دستگاه را نیز به دقت بررسی کنید.
مهرکیا عرضه کننده انواع دستگاه حضور و غیاب همراه با نرم افزار حرفه ای ویسمن بصورت رایگان
www.mehrkia.com
