ارتباطات امروزه یکی از ارکان مهم در هر جامعه پیشرفته‌ای محسوب می‌شود. ارتباط تلفنی یکی از مرسوم‌ترین انواع ارتباطات مخابراتی است که اکنون به واسطه پیشرفت تکنولوژی و فناوری شکلی دیگر به خود گرفته است. استفاده از تلفن ثابت اینترنتی و مراکز تلفنی VOIP به جای سیستم‌های قدیمی آنالوگ، تغییرات بسیاری را در این نوع از ارتباطات داشته و باعث پیشرفت عملکرد آن در تمامی کاربری‌ها شده است. خطوط ویپ به خوبی توانسته‌اند جایگزینی کارآمد برای سیستم‌های تلفنی آنالوگ باشند و با مزایای خود نقش موثری در پیشرفت کارهای اداری کسب و کارهای مختلف داشته باشند.
خطوط تلفنی ویپ به طور کلی به معنای Voice over IP و یا انتقال صدا بر روی بستر شبکه است. با استفاده از سیستم VOIP تمامی تماس‌های آنالوگ مخابراتی به داده‌های دیجیتالی تبدیل شده و با استفاده از اینترنت از تلفن مبدا به تلفن مقصد منتقل می‌شود. ایجاد تماس اینترنتی توسط بسیاری از برنامه‌ها اینترنتی و یا برنامه‌های قابل اجرای در گوشی‌های هوشمند، سیستمی همانند خطوط VOIP دارند، همچنین کارت‌های تلفن بین‌المللی که در سال‌های قبل به وفور استفاده می‌شدند و با استفاده از آن‌ها امکان برقراری تماس میان دو کشور ایجاد می‌شد نیز از سیستم تلفنی ویپ بهره می‌برد. اکنون با پیشرفت این سیستم، خطوط تلفنی ویپ در بیشتر شرکت‌ها، اداره‌جات‌ها و حتی منازل جایگزین سیستم تلفنی آنالوگ شده و بدون استفاده از برنامه‌ای خاص و با تجیهزاتی سیار در هر جا قابل استفاده است.
نصب سیستم ویپ بسیار آسان و بدون کمترین دردسر و در زمانی کم قابل انجام است. اجرا سیستم تلفنی ویپ در سه روش صورت می‌گیرد؛ در روش اول سیستم ویپ با استفاده از خدمات سرور مراکز تلفن راه‌اندازی می‌شود. این روش مرسوم‌ترین و قابل اطمینان‌ترین روش در راه‌ندازی سیستم ویپ محسوب می‌شود؛ کال سنتر‌هایی مانند دفتر شما به آسانی خدمات استفاده از سیستم ویپ و یا تلفن اینترنتی را در اختیار کاربر قرار داده و در اساس نیاز وی پلتفرم تلفن را طراحی می‌کند. همچنین اطلاعات بیشتر در این رابطه و یا استفاده از سایر خدمات تلفن ثابت اینترنتی، منشی مجازی، فکس اینترنتی و بسیاری از موارد مربوطه را در مجله دفتر شما مطالعه کنید.
روش دوم با استفاده از سرور و گیت وی gatway صورت می‌گیرد. در این روش در ابتدا با نصب کارت‌های gsm، آنالوگ و دیجیتال بر روی سرور و سپس نصب برنامه FreePBX، اقدامات فنی راه‌اندازی سیستم ویپ صورت می‌گیرد. در این روش نیازی به سیم کشی و یا نصب تجهیزات متعدد وجود ندارد اما برای استفاده بهتر از سیستم نیاز است از سروری فیزیکی جهت نصب کارت‌ها نیز استفاده شود. در این روش تنها نرم‌افزار کافی نبوده و استفاده از یک سخت‌افزار کیفیت کار را بهبود می‌بخشد.
در روش سوم، مسیر راه‌اندازی سیستم همانند روش قبلی بوده با این فرق که دیگر نیازی به سرور فیزیکی وجود ندارد. در این روش نصب سیستم ویپ بر روی یک سرور مجازی صورت گرفته و دیگر تجهیزات خاصی را برای راه‌اندازی تلفن نیاز نخواهد داشت.
دلیل اصلی درخواست بالای کارفرمایان و صاحبان کسب و کار برای استفاده از سیستم تلفنی ویپ، امکاناتی است که این نوع ارتباط تلفنی به کاربران خود می‌دهد. بسیاری از امکانات این سیستم تلفنی همانند یک منشی مجازی عمل کرده و حتی سریع‌تر از نیرو انسانی تماس‌ها را به کارفرما منتقل می‌کند. به طور کلی مرکز تماس ویپ تمامی امکانات یک کال سنتر را در کنار تمامی کارایی‌های خود ارایه می‌کند. امکانات سیستم ویپ شامل مواردی مانند، ارایه شماره‌های داخلی نامحدود برای تماس گیرندگان، امکان دریافت پیغام صوتی و ذخیره آن، قابلیت دریافت و ارسال فکس اینترنتی، ضبط تمامی مکالمات دو طرفه، امکان استفاده از تلفن در هر مکان با نصب برنامه مخصوص، ایجاد صف انتظار تماس، کنترل تمامی تماس‌ها وارده و گرفته شده و مدیریت تماس‌ها در ساعات اداری، تمامی موارد ذکر شده جزو مهم‌ترین امکانات تلفن ویپ است که نقش به سزایی در ایجاد سهولت در کارهای اداری بسیاری از شرکت‌ها ایفا کرده است.
همچنین سیستم ویپ مزایای متعددی دارد که در کنار امکانات آن، سیستم تلفنی ویپ را به انتخاب اصلی تمامی صاحبان مشاغل تبدیل کرده است. مزایایی مانند، عدم نیاز به سیم‌کشی در راه‌اندازی ، گسترش آسان و بدون دردسر تلفن، ایجاد تماس‌های گروهی و کنفرانس‌های میان شرکتی، هزینه بسیار کمتر از سیستم‌های تلفنی آنالوگ و به عنوان مهم‌ترین مزیت، انتقال تماس به چندین کاربر و یا دیگر دستگاه پذیرنده تماس مانند گوشی همراه، همپی جزو مواردی است که این سیستم را در مقابل سیستم آنالوگ برتر نشان داده و کارآمدی آن را بیان می‌کند.
انتقال تماس و یا به اصطلاح عامیانه دایورت تماس یکی از اصلی‌ترین امکانات تلفنی اینترنتی ویپ است. انتقال تماس تمامی تماس‌های وارده به تلفن را به صاحب خط رسانده و هیچ تماسی را بی پاسخ نمی‌گذارد. با استفاده از قابلیت find me تمامی تماس‌های وارده پس از جواب ندادن اولین داخلی به سایر داخلی‌های تعیین‌شده متصل شده و این مسیر تا زمانی که تمامی داخلی‌ها جوابگوی تلفن باشند ادامه پیدا می‌کند. تماس های گرفته شده در سیستم ویپ به تلفن همراه اشخاص نیز می‌توانند منتقل شود؛ در این حالت هزینه انتقال تماس بر عهده صاحب خط بوده و تماس گیرنده هزینه‌ای در این رابطه نبایستی پرداخت کند. برای تنظیم تمامی موارد ذکر شده و تعین لیست شماره‌های انتقال تماس بایستی به تنظیمات بخش find me سیستم تلفن ویپ مراجعه کنید. همچنین می‌توانید با درخواست از کارشناسان متخصص دفتر شما تمامی مراحل و تنظیمات مورد نیاز برای اجرای انتقال تماس را انجام داده و با خیال آسوده تمامی تلفن‌های خود را پاسخگو باشید.
انتقال تماس در کال سنتر‌های اینترنتی مزیتی کارآمد محسوب می‌شود. در تمامی سیستم‌های تلفن آنالوگ استفاده از پیغام گیر و یا حتی منشی مجازی وجود دارد اما انتقال تماس در صورت اشغال بودن و یا عدم جوابگویی داخلی اول تنها در سیستم ویپ امکان پذیر است. چنین امکانی تمامی تماس‌های شما در صورت عدم حضور در شرکت بی پاسخ نگذاشته و کارفرماها را ایجاب به استخدام منشی در بیشترین ساعات کاری نخواهد کرد. در بازار رقابتی این روزها، پاسخ ندادن یک تماس ممکن است موجب از دست دادن قرارداد و یا فروشی موفقیت‌آمیز شود و آینده شغلی بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارها را با تغییر دهد؛ امکانت انتقال تماس در سیستم تلفن اینترنتی ویپ چنین تهدیدی را از شما دور کرده و تمامی تماس‌ها را به شما منتقل خواهد کرد.
برای استفاده، خرید و راه‌اندازی تلفن ویپ و استفاده از تمامی امکانات آن می‌توان به سایت دفتر شما مراجعه کرده و یا با تماس با کارشناسان این مرکز از تمامی خدمات مربوط به تلفن اینترنتی، شرایط دریافت و هزینه‌های آن آگاه شوید.
