چون تمام بخش های یک سازمان یا شرکت به هم گره خورده‌اند، پس باید مدیریت اصولی بر روی تمام بخش ها خصوصا مکالمه تلفنی بین اعضا و مشتریان صورت گیرد. که در این خصوص دستگاه ضبط مکالمات بسیار خوش درخشیده است.
ضبط مکالمات تلفن ثابت نقش مهمی را در دنیای دیجیتالی امروزی دارد، به خصوص در ادارات و سازمان هایی که برای ارائه خدمات و محصولاتشان توسط تلفن با مشتری در ارتباط هستند؛ اگر نظارت بر تمام بخش ها و ارتباطات به صورت کامل انجام نشود، نقص یا کم کاری یک بخش می‌تواند به کل شرکت آسیب بزند. در این راستا استفاده از دستگاه ضبط مکالمه را پیشنهاد می‌دهیم که از فوت و فن مدیران باتجربه و حرفه‌ایست، که تاثیر خوبی در افزایش بهره وری را مشاهده کرده‌اند.
حتما این مطلب را با دقت تا انتها بخوانید تا بدانید چرا استفاده داشتن ضبط مکالمه پراهمیت و ضروریست؟
دستگاه ضبط مکالمات تلفنی می‌تواند هرگونه تماس ورودی و خروجی را ضبط کند و مهم تر از آن، همزمان با تماس یا هر موقع دیگر آرشیو مکالمات ضبط شده و حتی اطلاعات دقیق مربوط به آن تماس ها قابل استفاده است؛ ویژگی که تنها با یک دستگاه ممکن می‌شود.
مزیت مهم دیگری که ضبط مکالمات تلفن دارد، این است که وجود آرشیو تمامی مکالمات و صحبت های رد و بدل شده مدرک معتبری است برای زمانی که اختلاف یا شکایات پیش می‌آید. مثلا در صورتی که مشتری یا کارمند به حرف ها و تعهدات خود عمل نکرده یا ادعایی دارد، می‌توان حقایق را کشف و اثبات نمود. با این توصیفات، استفاده از دستگاه ضبط مکالمات تلفن می‌تواند از ارتباطات نادرست کارکنان، از مشتریان ناراضی گرفته تا پرونده های بزرگ قضایی احتمالی، جلوگیری کند چرا که شما می‌توانید حقایق را تنها با ارائه مکالمات ضبط شده، (البته با رعایت قوانین) اثبات کنید.
مشتریان شما، چه کم، چه زیاد، سرمایه تان هستند؛ اما برای پشتیبانی دائمی و راضی نگهداشتنشان در بعضی شرایط به صرفه نیست که اپراتورهای ۲۴ ساعته استخدام کنید. پس در چنین شرایطی با دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت و یک پیامگیر خیلی راحت این کار را می توانید انجام دهید. سوالات، نظرات، سفارشات و شکایات مشتریان را در ساعات کاری و تعطیل ذخیره کنید و به موقع رسیدگی نمایید. با این کار در هزینه و زمان صرفه جویی می‌شود. با مراجعه به مکالمات تلفنی از هرگونه نزاع و اختلاف جلوگیری کرده و شرایط این چنینی را به خوبی مدیریت کنید.
دستگاه ضبط مکالمه تلفنی یک کمک مهم دیگری که می‌کند این است که: چنانچه نکات مهم و جزئیات دقیق تماسی را فراموش کرده باشید، با رجوع به بخش آرشیو مکالمات به سادگی می توانید آن صوت را بر روی گوشی یا کامپیوتر گوش کنید.
شرکت هایی هستند که جلسات خود را از طریق تماس های صوتی کنفرانسی انجام می‌دهند به همین دلیل دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت می‌تواند تماس های مهم این چنینی را پوشش داده و آن ها را ضبط کند. همچنین در مواقعی که نمی توانید موارد را حفظ یا یادداشت کنید، خصوصاً نوت برداری در مصاحبه های تلفنی روزنامه نگاران. دستگاه ضبط مکالمه تلفنی ثابت، این تماس را به راحتی ضبط کرده و شما می‌توانید تماس ضبط شده خود را چندین بار گوش دهید و حتی برای همکار یا فرد مورد نظر خود ارسال کنید.
در هر شرکت یا اداره ای، بهبود کیفیت پاسخگویی به مشتریان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ اگر از حقیقت آن آگاه باشید. ضبط مکالمه می‌تواند کیفیت نحوه پاسخگویی به تماس مشتریان را بهبود ببخشد. زیرا مدیران می‌توانند مکالمات ضبط شده را شنود کرده سپس زمینه های ارتباطی و تمهیدات لازم برای پیشرفت و هرچه بهتر کردن این فرآیند را انجام دهند چرا که اگر کیفیت پاسخگویی به مشتریان زیاد شود، بدون شک رضایت مشتری نیز افزایش می‌یابد.
دستگاه های ضبط مکالمه تلفن ثابت، برعکس امکانات پیشرفته و ویژگی های متعددی که دارند، راه اندازی و نصب بسیار آسانی دارند؛ به طوری که در بعضی از دستگاه ها، پیکربندی و راه اندازی آن تنها ۵ دقیقه انجام می‌شود.
دستگاه ضبط مکالمه تلفنی ، اساساً یک دستگاه دیجیتالی جانبی است که در مسیر خطوط تلفن شما قرار می‌گیرد؛ با این هدف که مکالمات را ضبط و مشخصات آنر را ثبت کند. مکالمات ضبط شده در قالب فایل صوتی با فرمت WAV (از نوع کم حجم) با توجه به نوع دستگاه در کارت حافظه خارجی یا داخلی با بهترین کیفیت ممکن ذخیره می‌شوند. و به راحتی می‌توانید با هر پلیری که قابلیت پخش فایل WAV داشته باشد، فایل های صوتی مکالمات ضبط شده را گوش دهید.
حافظه تعیین شده برای ذخیره تماس ها و مکالمات با توجه به مدل دستگاه، می‌تواند کارت حافظه خارجی مانند رم یا کامپیوتر یا حافظه داخلی باشد؛ پس هر زمان که بخواهید می‌توانید تماس های غیر مهم را حذف و تماس های با ارزش را در جای دیگر انتقال دهید.
نارضایتی مدیران شرکت از تماس های شخصی کارمندان و شلوغ شدن خطوط تلفن، همچنان از مشکلاتی هستند که گریبانگیر آنها بوده به همین دلیل این افراد معمولاً به دنبال راه چاره‌ی کاربردی و یک راه حل مفید برای آن هستند. راه حلی که در غیاب آنها بتواند از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کند. ضبط مکالمات تلفن به راحتی راه حل مشکل اشاره شده است. بدین صورت که کارمندان از ضبط شدن صدای خود توسط دستگاه آگاه بوده به همین دلیل وقت کمتری را صرف تماس های شخصی از خطوط شرکت خواهند کرد. این ویژگی از دستگاه ضبط مکالمه تلفنی یک امتیاز بزرگ محسوب شده و در دراز مدت موجب افزایش بهره وری در کسب و کار شما می‌شود.
* در این راستا، دستگاه های متعددی با امکانات متفاوت وجود دارند که می‌توان آنها را در دسته های: دستگاه ضبط مکالمه برای خطوط آنالوگ، خطوط داخلی سانترال، سیپ ترانک و ای وان (E1 – PRI) دسته بندی کرد.
با این دستگاه ها می توانید ۱ تا ۱۲۰ خط و بالاتر را به صورت خودکار و همزمان ضبط کنید و اطلاعات ضبط شده مربوطه را در قالب تاریخ و ساعت دقیق، جهت دسترسی آسان تر به هر تماس، داشته باشید.
* برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با جزئیات و امکانات دقیق این دستگاه ها، کافیست که به مجموعه دستگاه های ضبط مکالمه تلفن ثابت صوت ارتباط مراجعه کرده و دستگاه مناسب خود را سفارش دهید.
* مرحله بعدی نصب دستگاه است که بسیار آسان می‌باشد. در هر مرحله چنانچه نیاز به آموزش و پشتیبانی داشته باشید تیم پشتیبانی صوت ارتباط در خدمت شماست.
* پس از نصب و پیاده سازی به محض شروع تماس، دستگاه، ضبط مکالمات تلفن های شرکت یا سازمان شما را به طور خودکار آغاز می‌کند.
تعدادی از دستگاه های ضبط مکالمات تلفنی مجهز به کالر آیدی هستند. کالر آیدی، قابلیتی است که قبل از برداشتن گوشی، شماره مخاطب شما به همراه نام وی بر روی صفحه نمایش نشان می‌دهد. اینجاست که به محض دریافت تماس می‌توانید مشتریان همیشگی خود را شناخته و در همان ابتدای تماس با اشاره به نام وی، توجه و علاقه شرکت را به مشتری به خوبی نشان دهید.
در رابطه با حافظه ذخیره اطلاعات باید یاد آور شویم که از نظر فضای ذخیره سازی اطلاعات و مکالمات ضبط شده، سه نوع دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت داریم.
نوع اول: مکالمات و اطلاعات را بر روی رم ضبط می‌کند. این دستگاه ها از نوع آفلاین هستند.
نوع دوم: آنهایی که فایل های ضبط شده را روی کامپیوتر ذخیره می‌کنند آنلاین؛
و نوع سوم: آنهایی هم بر روی کامپیوتر هم رم ذخیره می‌کنند دستگاه های ضبط مکالمات آنلاین آفلاین نام دارند.
ضبط مکالمات تلفن یک راه حل ساده و عالی برای مدیریت و افزایش بهره وری تماس های تلفنی است. این کار با کمک دستگاه ضبط مکالمات تلفن سانترال یا تلفن های ثابت دیگر انجام می‌شود و به سازمان ها و ادارات کمک می‌کند تا تماس های شرکت را برای استفاده های بعدی ذخیره کرده و مکالمات تلفنی صورت گرفته بین نمایندگان خود و مشتریان را ثبت کنند.
مزایای متعددی برای استفاده از این تکنولوژی وجود دارند که در این مقاله تلاش شد به اکثریت آن ها اشاره شود. شایان ذکر است که هر دستگاه ضبط مکالمه تلفن، قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فردی دارد به همین دلیل توصیه می‌کنیم که حتماً مجموعه دستگاه های ضبط مکالمات صوت ارتباط را مشاهده کرده تا با دیگر کاربردها و مشخصات دقیق آن ها آشنا شوید. به یاد داشته باشید که تضمین کیفیت کالا و مناسب بودن قیمت ها، تعهد صوت ارتباط به شماست.
ما هم ضبط مکالمه روی گوشی داریم البته برای ثبت مدرک در مواقع لزوم خخخ