چهار × پنج =

حساب کاربری ندارید؟ ثبت نام کنید

10 دلیل فوق العاده برای استفاده از دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت در کسب و کار

Avatar

نوشته

4 هفته قبل | یک دیدگاه | ریپورتاژ و آگهی

چون تمام بخش های یک سازمان یا شرکت به هم گره خورده‌اند، پس باید مدیریت اصولی بر روی تمام بخش ها خصوصا مکالمه تلفنی بین اعضا و مشتریان صورت گیرد. که در این خصوص دستگاه ضبط مکالمات بسیار خوش درخشیده است.

ضبط مکالمات تلفن ثابت نقش مهمی را در دنیای دیجیتالی امروزی دارد، به خصوص در ادارات و سازمان هایی که برای ارائه خدمات و محصولاتشان توسط تلفن با مشتری در ارتباط هستند؛ اگر نظارت بر تمام بخش ها و ارتباطات به صورت کامل انجام نشود، نقص یا کم کاری یک بخش می‌تواند به کل شرکت آسیب بزند. در این راستا استفاده از دستگاه ضبط مکالمه را پیشنهاد می‌دهیم که از فوت و فن مدیران باتجربه و حرفه‌ایست، که تاثیر خوبی در افزایش بهره وری را مشاهده کرده‌اند.

حتما این مطلب را با دقت تا انتها بخوانید تا بدانید چرا استفاده داشتن ضبط مکالمه پراهمیت و ضروریست؟

۱۰ امتیاز ویژه که دستگاه ضبط مکالمه تلفن به مدیران می‌دهد

 

۱- آرشیو ضبط مکالمات ورودی و خروجی با جزئیات تماس

دستگاه ضبط مکالمات تلفنی می‌تواند هرگونه تماس ورودی و خروجی را ضبط کند و مهم تر از آن، همزمان با تماس یا هر موقع دیگر آرشیو مکالمات ضبط شده و حتی اطلاعات دقیق مربوط به آن تماس ها قابل استفاده است؛ ویژگی که تنها با یک دستگاه ممکن می‌شود.

۲- استناد به مکالمات ضبط شده در مسائل حقوقی

مزیت مهم دیگری که ضبط مکالمات تلفن دارد، این است که وجود آرشیو تمامی مکالمات و صحبت های رد و بدل شده مدرک معتبری است برای زمانی که اختلاف یا شکایات پیش می‌آید. مثلا در صورتی که مشتری یا کارمند به حرف ها و تعهدات خود عمل نکرده یا ادعایی دارد، می‌توان حقایق را کشف و اثبات نمود. با این توصیفات، استفاده از دستگاه ضبط مکالمات تلفن می‌تواند از ارتباطات نادرست کارکنان، از مشتریان ناراضی گرفته تا پرونده های بزرگ قضایی احتمالی، جلوگیری کند چرا که شما می‌توانید حقایق را تنها با ارائه مکالمات ضبط شده، (البته با رعایت قوانین) اثبات کنید.

 

۳- پشتیبانی کامل مشتریان

مشتریان شما، چه کم، چه زیاد، سرمایه تان هستند؛ اما برای پشتیبانی دائمی و راضی نگهداشتنشان در بعضی شرایط به صرفه نیست که اپراتورهای ۲۴ ساعته استخدام کنید. پس در چنین شرایطی با دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت و یک پیامگیر خیلی راحت این کار را می توانید انجام دهید. سوالات، نظرات، سفارشات و شکایات مشتریان را در ساعات کاری و تعطیل ذخیره کنید و به موقع رسیدگی نمایید. با این کار در هزینه و زمان صرفه جویی می‌شود. با مراجعه به مکالمات تلفنی از هرگونه نزاع و اختلاف جلوگیری کرده و شرایط این چنینی را به خوبی مدیریت کنید.

 

۴- یادآوری مکالمات مهم

دستگاه ضبط مکالمه تلفنی یک کمک مهم دیگری که می‌کند این است که: چنانچه نکات مهم و جزئیات دقیق تماسی را فراموش کرده باشید، با رجوع به بخش آرشیو مکالمات به سادگی می توانید آن صوت را بر روی گوشی یا کامپیوتر گوش کنید.

 

۵- ضبط مکالمه جلسات و کنفرانس های تلفنی

شرکت هایی هستند که جلسات خود را از طریق تماس های صوتی کنفرانسی انجام می‌دهند به همین دلیل دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت می‌تواند تماس های مهم این چنینی را پوشش داده و آن ها را ضبط کند. همچنین در مواقعی که نمی توانید موارد را حفظ یا یادداشت کنید، خصوصاً نوت برداری در مصاحبه های تلفنی روزنامه نگاران. دستگاه ضبط مکالمه تلفنی ثابت، این تماس را به راحتی ضبط کرده و شما می‌توانید تماس ضبط شده خود را چندین بار گوش دهید و حتی برای همکار یا فرد مورد نظر خود ارسال کنید.

۶-  بهبود کیفیت پاسخگویی به مشتریان

در هر شرکت یا اداره ای، بهبود کیفیت پاسخگویی به مشتریان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ اگر از حقیقت آن آگاه باشید. ضبط مکالمه می‌تواند کیفیت نحوه پاسخگویی به تماس مشتریان را بهبود ببخشد. زیرا مدیران می‌توانند مکالمات ضبط شده را شنود کرده سپس زمینه های ارتباطی و تمهیدات لازم برای پیشرفت و هرچه بهتر کردن این فرآیند را انجام دهند چرا که اگر کیفیت پاسخگویی به مشتریان زیاد شود، بدون شک رضایت مشتری نیز افزایش می‌یابد.

 

۷- نصب آسان با امکانات پیشرفته

دستگاه های ضبط مکالمه تلفن ثابت، برعکس امکانات پیشرفته و ویژگی های متعددی که دارند، راه اندازی و نصب بسیار آسانی دارند؛ به طوری که در بعضی از دستگاه ها، پیکربندی و راه اندازی آن تنها  ۵ دقیقه انجام می‌شود.

۸- فرمت رایج مکالمات ضبط شده

دستگاه ضبط مکالمه تلفنی ، اساساً یک دستگاه دیجیتالی جانبی است که در مسیر خطوط تلفن شما قرار می‌گیرد؛ با این هدف که مکالمات را ضبط و مشخصات آنر را ثبت کند. مکالمات ضبط شده در قالب فایل صوتی با فرمت WAV (از نوع کم حجم) با توجه به نوع دستگاه در کارت حافظه خارجی یا داخلی با بهترین کیفیت ممکن ذخیره می‌شوند. و به راحتی می‌توانید با هر پلیری که قابلیت پخش فایل WAV داشته باشد، فایل های صوتی مکالمات ضبط شده را گوش دهید.

۹- کاربری آسان

حافظه تعیین شده برای ذخیره تماس ها و مکالمات با توجه به مدل دستگاه، می‌تواند کارت حافظه خارجی مانند رم یا کامپیوتر یا حافظه داخلی باشد؛ پس هر زمان که بخواهید می‌توانید تماس های غیر مهم را حذف و تماس های با ارزش را در جای دیگر انتقال دهید.

 

۱۰- کاهش هزینه تلفن های بی جا

نارضایتی مدیران شرکت از تماس های شخصی کارمندان و شلوغ شدن خطوط تلفن، همچنان از مشکلاتی هستند که گریبانگیر آنها بوده به همین دلیل این افراد معمولاً به دنبال راه چاره‌ی کاربردی و یک راه حل مفید برای آن هستند. راه حلی که در غیاب آنها بتواند از وقوع چنین مشکلاتی جلوگیری کند. ضبط مکالمات تلفن به راحتی راه حل مشکل اشاره شده است. بدین صورت که کارمندان از ضبط شدن صدای خود توسط دستگاه آگاه بوده به همین دلیل وقت کمتری را صرف تماس های شخصی از خطوط شرکت خواهند کرد. این ویژگی از دستگاه ضبط مکالمه تلفنی یک امتیاز بزرگ محسوب شده و در دراز مدت موجب افزایش بهره وری در کسب و کار شما می‌شود.

 

چگونه ضبط مکالمه تلفن ثابت را انجام دهیم؟

 

* در این راستا، دستگاه های متعددی با امکانات متفاوت وجود دارند که می‌توان آنها را در دسته های: دستگاه ضبط مکالمه برای خطوط آنالوگ، خطوط داخلی سانترال، سیپ ترانک و ای وان  (E1 – PRI) دسته بندی کرد.
با این دستگاه ها می توانید ۱ تا ۱۲۰ خط و بالاتر را به صورت خودکار و همزمان ضبط کنید و اطلاعات ضبط شده مربوطه را در قالب تاریخ و ساعت دقیق، جهت دسترسی آسان تر به هر تماس، داشته باشید.

* برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با جزئیات و امکانات دقیق این دستگاه ها، کافیست که به مجموعه دستگاه های ضبط مکالمه تلفن ثابت صوت ارتباط  مراجعه کرده و دستگاه مناسب خود را سفارش دهید.

* مرحله بعدی نصب دستگاه است که بسیار آسان می‌باشد. در هر مرحله چنانچه نیاز به آموزش و پشتیبانی داشته باشید تیم پشتیبانی صوت ارتباط در خدمت شماست.

* پس از نصب و پیاده سازی به محض شروع تماس، دستگاه، ضبط مکالمات تلفن های شرکت یا سازمان شما را به طور خودکار آغاز می‌کند.

نکات مهمی برای انتخاب دستگاه ضبط مکالمات مناسب

تعدادی از دستگاه های ضبط مکالمات تلفنی مجهز به کالر آیدی هستند. کالر آیدی، قابلیتی است که قبل از برداشتن گوشی، شماره مخاطب شما به همراه نام وی بر روی صفحه نمایش نشان می‌دهد. اینجاست که به محض دریافت تماس می‌توانید مشتریان همیشگی خود را شناخته و در همان ابتدای تماس با اشاره به نام وی، توجه و علاقه شرکت را به مشتری به خوبی نشان دهید.

در رابطه با حافظه ذخیره اطلاعات باید یاد آور شویم که از نظر فضای ذخیره سازی اطلاعات و مکالمات ضبط شده، سه نوع دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت داریم.
نوع اول: مکالمات و اطلاعات را بر روی رم ضبط می‌کند. این دستگاه ها از نوع آفلاین هستند.
نوع دوم: آنهایی که فایل های ضبط شده را روی کامپیوتر ذخیره می‌کنند آنلاین؛
و نوع سوم:  آنهایی هم بر روی کامپیوتر هم رم ذخیره می‌کنند دستگاه های ضبط مکالمات آنلاین آفلاین نام دارند.

جمع بندی

ضبط مکالمات تلفن یک راه حل ساده و عالی برای مدیریت و افزایش بهره وری تماس های تلفنی است. این کار با کمک دستگاه ضبط مکالمات تلفن سانترال یا تلفن های ثابت دیگر انجام می‌شود و به سازمان ها و ادارات کمک می‌کند تا تماس های شرکت را برای استفاده های بعدی ذخیره کرده و مکالمات تلفنی صورت گرفته بین نمایندگان خود و مشتریان را ثبت کنند.
مزایای متعددی برای استفاده از این تکنولوژی وجود دارند که در این مقاله تلاش شد به اکثریت آن ها اشاره شود. شایان ذکر است که هر دستگاه ضبط مکالمه تلفن، قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فردی دارد به همین دلیل توصیه می‌کنیم که حتماً مجموعه دستگاه های ضبط مکالمات صوت ارتباط را مشاهده کرده تا با دیگر کاربردها و مشخصات دقیق آن ها آشنا شوید. به یاد داشته باشید که تضمین کیفیت کالا و مناسب بودن قیمت ها، تعهد صوت ارتباط به شماست.

دیدگاه خودتان را بنویسید

ابتدا وارد شوید تا بتوانید دیدگاهی ارسال کنید

آخرین دیدگاه ها

  1. Milad7
    Milad7milad7ir
    سوپر ترنج

    ما هم ضبط مکالمه روی گوشی داریم البته برای ثبت مدرک در مواقع لزوم خخخ

10 کاربر برتر
  1. 1# Milad7 - 20,241 ترنج
  2. 2# ahmad - 15,911 ترنج
  3. 3# m.b - 14,111 ترنج
  4. 4# Mahdi - 12,152 ترنج
  5. 5# Sajad - 11,543 ترنج
  6. 6# نیما عرفانی - 10,414 ترنج
  7. 7# The Destroyer - 9,148 ترنج
  8. 8# Dr.Nazer - 8,968 ترنج
  9. 9# Amir galaxy - 8,939 ترنج
  10. 10# _V_ - 8,776 ترنج
قاصدک 24
تترایران
Avatar
واحد تبلیغات
کانال تلگرام ترنجی