اگر صاحب یک کسب و کار هستید و یکی از دغدغه‌های شما، یافتن روش‌های ارتباطی مقرون به صرفه و کاآمد است، باید با VOIP و مراکز تلفن تحت شبکه بیشتر آشنا شوید. به نظر می‌رسد که VOIP بهترین انتخاب در جامعه اینترنت محور امروز است. سرویس‌های این تکنولوژی در حال پاسخگویی به بسیاری از نیازهای ارتباطی شرکت‌ها، ادارات و مراکز سازمانی می‌باشند.
در این مقاله می‌خواهیم شما را با مزایای راه اندازی تلفن تحت شبکه بیشتر آشنا کنیم. اما قبل از آن، لازم است که به صورت خلاصه وار با تکنولوژی ویپ و مراکزی که بر اساس آن کار می‌کنند، بیشتر آشنا شویم. اگر به دنبال یک راهکار مناسب و مقرون به صرفه برای ارتباطات درون و برون سازمانی مجموعه خود هستید، حتما تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
تعریف ویپ و مراکز تلفن تحت شبکه
ویپ به معنی انتقال صدا بر روی بستر اینترنت است و کلمه VOIPمخفف Voice over Internet Protocol می‌باشد. به عبارتی دیگر، هرگونه رد و بدل شدن صدا در اینترنت، با استفاده از ویپ صورت می‌گیرد ( برای مثال تماس‌های صوتی واتساپ و اسکایپ )
مرکز تلفن نیز مجموعه‌ای از تجهیزات مخابراتی است که در شرکت‌ها، سازمان‌ها و ادارات نصب شده و باعث بهبود عملکرد ارتباطی مجموعه می‌شوند. مراکز تلفن قدیمی‌تر، از یک دستگاه سخت افزاری ( در ایران آن را با نام سانترال می‌شناسیم ) و تعدادی تلفن سانترال ایده آل گستر تشکیل می‌شدند. این مراکز تلفن بر روی خطوط مخابراتی کار می‌کردند و برای راه اندازی آن‌ها، باید خطوط شهری آنالوگ مجموعه وارد سانترال می‌شدند.
مرکز تلفن تحت شبکه بر خلاف نمونه‌های قدیمی، با استفاده از ویپ راه اندازی می‌شود و صدا را بر روی بستر شبکه انتقال می‌دهند. در این مراکز، دیگر خبری از سرور سخت افزاری و سیم کشی‌های پیچیده نیست و همه چیز به صورت نرم افزاری انجام می‌شود. یک مرکز تلفن تحت شبکه، می‌تواند سریع‌تر، باکیفیت‌تر و انعطاف پذیرتر از یک سانترال قدیمی و سخت افزاری باشد.
حال می‌خواهیم ببینیم که آیا ویپ و مرکز تلفن تحت شبکه، آنقدر که می‌گویند مفید و مقرون به صرفه است یا خیر؟
مزایای راه اندازی یک سیستم ویپ
سیستم‌های VoIP هزینه‌ها را کاهش می‌دهند ، مدیریت زمان را بهبود می‌بخشند و بهره‌وری را افزایش می‌دهند. این موارد تنها بخشی از مزایای راه اندازی یک مرکز تلفن تحت شبکه می‌باشند. در ادامه به چند مزیت مهم و کلیدی راه اندازی یک سیستم VOIP اشاره خواهیم کرد:
همانطور که بخشی از نام آن مشخص است، یک سیستم تلفنی VoIP از پروتکل اینترنت برای برقراری تماس استفاده می‌کند. به عبارتی دیگر، به جای استفاده از خطوط تلفن، تمام داده‌های ارتباطی به بسته تبدیل شده و از طریق شبکه IP ارسال می‌شوند. خوشبختانه، این شبکه می‌تواند همان شبکه‌ای باشد که برای استفاده از اینترنت، در مجموعه خود راه اندازی کرده‌اید. بنابراین در این سیستم‌ها، مکالمات شما نه از طریق خطوط سنتی مخابرات بلکه در بستر اینترنت صورت می‌گیرند.
حتما مطلع هستید که برقراری تماس از طریق خطوط سنتی مخابرات، به ویژه اگر تماس بین دو نقطه دور از هم برقرار شود، تا حدودی گران است. دلیل این اتفاق نیز، تجهیزات و سیم‌کشی‌های زیادی هستند که در نهایت این دو نقطه را به هم متصل می‌کنند. مکالمه از طریق اینترنت، این مشکل را به کل حل کرده است، زیرا دیگر خبری از سیم‌کشی‌های طولانی نیست. به همین دلیل است که برقرای تماس از طریق اینترنت، نه تنها ارزان‌تر است بلکه دارای کیفیت بهتری هم می‌باشد.
توجه : معمولا به مشاغل استفاده کننده از سیستم‌های ویپ و تلفن‌های تحت شبکه امکان برقراری تماس‌های داخلی و بین شهری رایگان نیز داده می‌شود.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک مرکز تلفن تحت شبکه، پویایی و قابل جا به جایی بودن آن است. شما به راحتی می‌توانید مرکز تلفن تحت شبکه خود را از یک محل به محل دیگر انتقال دهید. در سیستم سنتی مخابرات، هر خط تلفن به یک محل ثابت اختصاص داده می‌شود. بنابراین اگر قصد جا به جایی داشته باشید، باید وقت بسیاری را صرف انتقال خط تلفن خود به محل جدید نمایید.
اما با استفاده از ویپ، این مشکل به صورت کامل حل می‌شود؛ زیرا VOIP محدود به هیچ مکان و خط تلفنی نیست. بنابراین می‌توانید بدون هیچ نگرانی، محل کارتان را عوض کنید و مرکز تلفن خود را نیز در کمترین زمان، به محل جدید منتقل کنید.
یکی دیگر از کاربردهای مهم مرکز تلفن تحت شبکه، عدم نیاز به دستگاه‌هایی مانند فکس است. کارکنان یک مجموعه به راحتی می‌توانند اسناد مهم را از طریق ایمیل، در میان همدیگر به اشتراک بگذارند.
از آنجا که تمامی کارکنان و تلفن‌های آن‌ها به یک شبکه اینترنتی متصل شده‌اند، برقراری کنفرانس‌های سه نفره و حتی بیشتر نیز به آسانی امکان پذیر است. البته در صورتی که از مراکز تلفن سخت افزاری و قدیمی نیز استفاده کنید، بازهم می‌توانید کنفرانس‌های صوتی برقرار کنید. اما باید به صورت جداگانه بابت این کار، هزینه‌ای اضافی پرداخت نمایید.
این در حالیست که راه اندازی کنفرانس در سیستم ویپ و مرکز تلفن تحت شبکه، کاملا رایگان است. در واقع، این کنفرانس‌ها به عنوان یکی از مزیت‌های استفاده از سیستم‌های ویپ در نظر گرفته می‌شوند.
کنفرانس ویدئویی نیز یکی دیگر از مزیت‌های سیستم‌های ویپ محسوب می‌شود. این کنفرانس‌ها، معمولا در موارد خاص استفاده می‌شوند، با اینحال می‌توانند تعامل کارکنان با یکدیگر را بسیار بهتر کنند. به ویژه اگر یک یا چند از نفر از آن‌ها خارج از مجموعه حضور داشته باشند.
هیچ تماسی را در هیچ زمانی از دست نخواهید داد
در اقتصاد جهانی امروز، مشاغل بسیاری احتیاج به سفر‌های بلند مدت و جا به جایی‌های مداوم نیاز دارند. با استفاده از سیستم ویپ و مرکز تلفن تحت شبکه، حتی کارکنانی که در مسافرت‌های طولانی و حتی خارج از کشور به سر می‌برند نیز هیچ تماس مهمی را از دست نمی‌دهند. در واقع کارکنان می‌توانند داخلی خود در شرکت را در خارج از مجموعه نیز در اختیار داشته باشند و به راحتی به تماس‌های کاری خود پاسخ دهند.
خیلی هم خوب
متشکر 🙂