اتوماسیون اداری به سبب مزایای فراوانی که دارد از مهم ترین ابزارها در سازمان ها، ادارات و شرکت ها محسوب می شود. این نرم افزار نقش بسزایی در بهبود کارایی و افزایش بهره وری ارگان های دولتی و خصوصی دارد، که نه تنها در کاهش زمان و هزینه ها تاثیر مستقیم دارد بلکه دقت و دسترسی به اطلاعات را نیز افزایش می دهد.
برخی از مهم ترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری عبارت اند از:
اتوماسیون اداری به نوعی از سیستم های اطلاعاتی و ارتباطی اطلاق می گردد، که به منظور بهبود عملکرد فرآیندهای اداری در سازمان ها و شرکت ها مورد استفاد قرار می گیرد. نرم افزار اتوماسیون اداری یک فرایند است که می توان از این طریق اموری چون امضای الکترونیکی، نامه نگاری الکترونیکی، ارسال تصاویر، ارتباط با دیگر واحد های یک ارگان، ذخیره اطلاعات و….را انجام داد. از مزایای اصلی این سیستم کاهش تکرار و اشتباهات انسانی، افزایش دقت و بهره وری، کاهش زمان و هزینه، بهبود کیفیت و تسریع در فرایند های اداری و… می باشد.
در دنیای امروزی که تکنولوژی رو به پیشرفت و رقابت روز به روز افزایش می یابد، استفاده از نرم افزاز اتوماسیون اداری هم جزء ابزار اصلی و ضروری یک سازمان در جهت رقابت پذیری و بهبود کارایی نیز به شمار می رود. این ابزار سبب پیشرفت و دستاورد های چشمگیر برای مدیران، کارشناسان، دبیرخانه، بایگانی، مراجعه کنندگان و در انتها برای محیط زیست را نیز به دنبال دارد. برخی از سازمان هایی که از فناوری اتوماسیون اداری بهره مند هستند عبارت اند از: اتوماسیون اداری آموزش پرورش، اتوماسیون اداری علوم پزشکی، اتوماسیون اداری ایران خودرو و…..
با توجه اهمیت به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری در ارگان های دولتی یا خصوصی لازم به ذکر است در نظر داشته باشیدکه این فرایند تمام جنبه های مربوط به هر سازمانی را مدیریت و کنترل می کند، اما به طور کلی سه جنبه اساسی و تحت پوشش اتوماسیون اداری به شرح زیر می باشد:
ذخیره اطلاعات: به این معنا می باشد که تمام سوابق موجود در اتوماسیون اداری یک سازمان از جمله نامه ها، تصاویر، قراردادها، فرم ها، سند ها و…. را نیز به صورت کاملا امن ذخیره می کند.
تبادل داده ها: قابلیت امضا الکترونیک مخصوص هر شخص، پست الکترونیک، پست صوتی، فکس، جلسات آنلاین، اشتراک گذاری اطلاعات، ارائه گزارشات و… نیز برخی از انتقالات الکترونیکی این فرایند در یک سازمان می باشد.
مدیریت داده ها: مدیریت اطلاعات در بخش های گوناگون یک سازمان از طریق اتوماسیون اداری نیز به راحتی امکان پذیر است، که بیشتر برای داده های کوتاه یا بلند مدت در حوزه مالی، استخدام، بازاریابی و… در هر کسب و کار یا سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
