جیمیل یک ابزار رایگان و کاربردی از گوگل است. با اینکه خود ایمیل به تنهایی یک ابزار جالب است اما بهترین راه برای استفاده بهتر از Gmail این است که ترفندها و نکات جالب آن را فرابگیرید تا بهره وری و کاراییش افزایش یابد و همچنین در وقت گران بهایتان صرفه جویی شود. این نکته ها شامل زمان بندی ارسال ایمیل ها در ساعت خاصی در آینده و یا لغو ارسال یک ایمیل مهم می شود که متوجه شده اید حاوی یک اشتباه بزرگ بوده است. با یاد گرفتن این ترفندها از mashable می بینید که به جای ترسیدن از جی میل، خیلی ساده به آن تسلط پیدا می کنید.
برای ایجاد هرگونه تغییر مثبت در جیمیل تان، ابتدا باید به منوی تنظیمات جیمیل دسترسی کامل داشته باشید. برای این کار، در مرورگر خود روی نماد چرخ دنده ای تنظیمات در سمت راست بالای صفحه کلیک کنید.
مرحله ۱: تنظیمات جیمیل را پیدا کنید Gmail settings
وقتی این را انتخاب می کنید، جیمیل منوی تنظیمات سریع (Quick settings) را به شما پیشنهاد می دهد. اما اگر می خواهید طبق دستورالعمل های این آموزش پیش بروید، برای ادامه کار باید روی گزینه مشاهده همه تنطیمات (See all settings) بزنید.
بیایید روراست باشیم! تم پیش فرض جیمیل بی روح است. به راحتی می توانید تصویر زمینه جیمیل را با انتخاب تم جدید(fresh theme) عوض کنید تا تصویرزمینه ای شیک برای صندوق ورودی (Inbox) داشته باشید. برای این کار، به تنظیمات بروید. در تب عمومی (General) به منوی زیرین آن نگاه کنید. روی تم ها و سپس تنظیم تم (Set theme) کلیک کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
حال یک پنجره باز می شود که به شما امکان انتخاب تم موردنظرتان را می هد.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
از اینجا می توانید یکی از تصاویر از پیش تعیین شده جیمیل را انتخاب کنید. این تصاویر در درجه اول عکس های منظره و تصاویر انتزاعی و رنگ های یک دست هستند؛ و یا اینکه می توانید از عکس های خودتان انتخاب کنید.
اگر می خواهید تصویر زمینه جیمیل به حالت اولیه برگردد، همین روند را دنبال کنید؛ با این تفاوت که از تنطیمات پایین بروید و گزینه پیش فرض (Default) را انتخاب کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
یکی از موارد مفید، دسته بندی کردن پیام ها در صندوق ورودی است. با این کار، پیام ها را به دسته های مختلف مانند اعلان ها از طرف شبکه های احتماعی، ایمیل های تبلیغاتی و … تفکیک می کنید تا نمای منظم تری از پیام های خود داشته باشید.
اگر می خواهید این کار را انجام دهید یا حداقل یک بار امتحانش کنید تا ببینید تغییر مثبتی است یا نه، به تنظیمات بروید. از اینجا، تب صندوق ورودی را انتخاب کنید. به پایین این تب بروید تا گزینه دسته ها (Categories) را ببینید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
در اینجا می توانید هر کدام از دسته ها را که می خواهید، انتخاب کنید. اکنون، در قسمت بالای صندوق ورودی، دسته ها را مشاهده می کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
برای مشاهده هر مطلب فقط کافی است روی آن تب کلیک کنید. اگر می خواهید صندوق ورودیتان دسته بندی نداشته باشد، به سادگی مراحل بالا را دنبال کنید و تیک بخش دسته ها را بردارید.
اگر یک کاربر حرفه ای کامپیوتر و طرفدار میانبرهای کیبورد هستید، از شنیدن این خبر که جیمیل تعداد زیادی میانبر ارائه می دهد، حتما خوشحال می شوید. برای استفاده از این میانبرها، ابتدا باید از فعال بودن آن ها اطمینان حاصل کنید. به تنظیمات بروید. سپس در بخش پایینی قسمت عمومی (General) گزینه ی روشن کردن میانبرهای صفحه کلید را می بینید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
اکنون می توانید با استفاده از کیبورد، بسیاری از کارهای جیمیلتان را انجام دهید. برای دیدن لیست کامل کارهایی که می توانید با کیبورد در جیمیل انجام دهید، به صفحه پشتیبانی جیمیل بروید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
حتی می توانید میانبرهای کیبورد جیمیل را هر طور که برای شما راحت تر است، شخصی سازی کنید. به این منظور به تنظیمات بروید و از قسمت منوی General روی تنظیمات پیشرفته (Advanced) بزنید. روی شخصی سازی میانبرهای کیبورد (Custom Keyboard Shortcuts) بزنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
صفحه تان را رفرش کنید و دوباره به تنظیمات بروید. حالا می توانید میانبرهای کیبورد را در قسمت General تنظیمات ببینید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
برای دیدن گزینه های ایجاد تنظیمات میانبر کیبورد شخصی سازی شده، روی این کلیک کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
Gmail یک ویژگی فوق العاده دارد که به شما کمک می کند که سریع تر بنویسید و از این طریق در زمانتان صرفه جویی کنید. این ویژگی نگارش هوشمند(Smart Compose) نام دارد. این ابزار با استفاده از هوش مصنوعی، پیشنهادهایی برای تایپ ارائه می دهد یا اینکه از نوشتن جمله های تکراری و غلط املایی و دستوری جلوگیری می کند. زمانی که جمله تان تمام می شود، نگارش هوشمند ممکن است به شما پیشنهاد بدهد که بعضی بخش ها را ویرایش کنید یا عباراتی اضافه کنید.
نگارش هوشمند به احتمال زیاد به طور پیش فرض برای شما فعال است، اما برای اینکه اطمینان حاصل کنید که از این عملکرد هوشمندانه نهایت استفاده را می کنید، به منوی تنظیمات بروید. در بخش General مطمئن شوید که نگارش هوشمند فعال است.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
توصیه می کنم که تنظیمات شخصی سازی نگارش هوشمند را فعال کنید. این بدان معنی است که پیشنهادها به سبک نوشتاری شما ارائه می شود. هنگام تایپ، پیشنهادات هوشمند جیمیل به صورت یک متن خاکستری ظاهر می شود.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
برای اینکه از آن ها در متن ایمیل خود استفاده کنید، کافی است روی کلید تب بزنید تا پیشنهادها را بپذیرید.
جیمیل این امکان را به شما می دهد تا قوانینی برای فیلتر ایمیل های خود وضع کنید. این بدین معنی است که می توانید ایمیل های دریافتی خود را با استفاده از فیلترهای جیمیل به یک برچسب خاص بفرستید یا به طور خودکار بایگانی یا حذف شوند. همچنین می توانید از این قوانین برای ستاره دار کردن ایمیل ها یا ارسال خودکار آن ها به یک ایمیل آدرس دیگر استفاده کنید.
برای تنظیم قانون صندوق ورودی بر اساس یک عبارت جستجو، کافی است این عبارت را در جعبه جستجوی خود در بالای صفحه وارد کنید و پیکان رو به پایین را که در سمت راست جعبه ظاهر می شود، بزنید. اکنون روی ایجاد فیلتر (Creat filter) کلیک کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
با این کار یک منو ظاهر می شود که تمام گزینه های موجود را به شما نشان می دهد.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
هر زمان اگر خواستید قانون فیلتر را تغییر دهید یا آن را مدیریت و حذف کنید به منوی تنظیمات خود بروید. به قسمت فیلترها و آدرس های مسدود شده (Filters and blocked addresses) بروید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
از اینجا می توانید قوانین فیلترها را ویرایش یا حذف کنید.
گوگل، ابزار وظیفه (Tasks) را در گوگل درایو، جیمیل و گوگل کلندر در اختیار شما گذاشته است تا یک لیست دیجیتالی از کارهایی که باید انجام دهید، داشته باشید. این یک ابزار عالی و رایگان برای کمک به شماست تا بدانید چه کارهایی را چه زمانی انجام دهید.
شما می توانید تا صد هزار (۱۰۰،۰۰۰) وظیفه مستقل یا تکراری ایجاد کنید، جزئیات و یادداشت اضافه کرده، تاریخ و زمان موعد را تنظیم کنید و وظایف فرعی اضافه کنید.
در Gmail دو روش برای ایجاد tasks وجود دارد. در جیمیل به پنل کناری نگاه کنید. روی نماد وظیفه بزنید. نماد وظیفه به شکل یک دایره آبی با یک خط و نقطه درون آن است.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
از اینجا می توانید وظایف را ایجاد، مدیریت و حذف کنید و تاریخ و دیگر جزئیات را اضافه کنید.
یا اینکه می توانید از طریق یک ایمیل، یک task ایجاد کنید. کافی ست تب task را باز کنید و ایمیلی را که می خواهید به یک task تبدیل شود، باز کنید، بکشید و در پنجره Tasks رها کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
از این طریق یک وطیفه جدید با استفاده از ایمیل منتخبتان ایجاد کرده اید.
گوگل یک ابزار مفید ارائه داده است تا بتوانید ایمیل های خود را برای ارسال در زمانی دیگر تنظیم کنید. زمانی که ایمیل خود را نوشتید، دکمه ارسال را نزنید. به جای آن، روی پیکان رو به پایین در کنار جعبه ارسال کلیک کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
با این کار یک پنجره باز می شود و سه زمان برای ارسال ایمیل پیشنهاد می دهد: فردا صبح، فردا بعداز ظهر یا پس فردا صبح. روی زمانبندی دلخواه کلیک کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
یا اینکه می توانید روی گزینه انتخاب تاریخ و ساعت (Select date and time) بزنید تا از روی تقویم، زمان ارسال ایمیل خود را انتخاب کنید.
ممکن است این امر بدیهی به نظر برسد، اما دقت کنید که ایمیل های شما براساس منطقه زمانی که برنامه ریزی کرده اید، ارسال شود.
بگذارید روراست باشم، شما نمی توانید ایمیل های قدیمی خود را لغو ارسال کنید، اما این سرویس به شما این امکان را می دهد تا در یک بازه زمانی کوتاه بعد از ارسال ایمیل، اگز نظرتان عوض شد، لغو ارسال بزنید.
برای اینکه همواره به شما یادآوری شود که می توانید از قابلیت لغو ارسال (Undo Send) بعد از ارسال ایمیلتان استفاده کنید (البته تا زمانی که صفحه خود را رفرش نکرده اید) یک پیام کوچک در صفحه تان ظاهر می شود که به شما می گوید پیامتان ارسال شده و یک گزینه لغو (Undo) نیز در کنارش دارد.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
هرچه زودتر روی گزینه لغو بزنید تا ایمیل ارسال نشود و به عنوان پیش نویس در صفحه تان ذخیره می شود.
می توانید مدت زمانی که می خواهید گزینه لغو در صفحه تان بماند را تنطیم کنید و در منوی تنظیمات، از بخش General، گزینه لغو ارسال (Undo Send) را بزنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
روی منوی پایینی کلیک کنید و بازه زمانی گزینه لغو ارسال را بین ۵، ۱۰، ۲۰ و ۳۰ ثانیه انتخاب کنید. توصیه می کنم روی حداکثر زمان ممکن یعنی ۳۰ ثانیه تنظیم کنید.
گوگل به کاربران جیمیل یک گزینه حالت محرمانه ارائه می دهد تا از پیام های ناخواسته و نامناسب در امان باشند. این قابلت به هیچ وجه بی نقص نیست اما می تواند تا حدودی دسترسی و اشتراک غیرمجاز را متوقف کند. شما می توانید از حالت محرمانه برای تعیین تاریخ انقضا برای پیام ها یا لغو دسترسی در هر زمانی استفاده کنید. همچنین از ارسال، کپی، چاپ و دانلود پیام های محرمانه جلوگیری می شود.
اگر می خواهید یک ایمیل در حالت محرمانه ایجاد کنید، به پایین پنجره نوشتن (compose) ایمیل نگاه کنید تا علامت حالت محرمانه را ببینید. نماد آن یک قفل با یک ساعت در جلوی آن است.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
پس از کلیک روی این پنجره، پنجره ای باز می شود که گزینه های حالت محرمانه را در آن می بینید. می توانید زمانی را که می خواهید ایمیل منقضی شود، از اینجا تنظیم کنید ( یا خود تخریب شود). همچنین می توانید با وارد کردن شماره تلفن دریافت کننده ی ایمیل، رمز عبور پیامکی برای دسترسی به ایمیل برایش ارسال شود.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
برای لغو دسترسی به ایمیل محرمانه قبل از زمان انقصایی که در ابتدا تعیین کرده اید، باید ایمیل محرمانه اصلی را در موارد ارسالی (Sent) پیدا کنید. ایمیل را باز کنید و در پایین صفحه به دنبال گزینه حذف دسترسی (Remove access) بگردید. توجه به اینکه بسیار مهم است که افراد باز هم می توانند مخفیانه و زیرچشمی به ایمیل های حالت محرمانه نگاه کنند یا حتی از روی آن ها عکس بگیرند.
با فعال سازی تایید دو مرحله ای می توانید جیمیل را به یک سرویس ایمیل امن تبدیل کنید. این بدین معنی است که هر بار که می خواهید به حساب کاربری گوگل وارد شوید، علاوه بر گذرواژه، یک رمز تایید که معمولا از طریق پیامک است، برای شما ارسال می شود. اما گزینه های دیگری نیز در دسترس است. برای فعال کردن تایید دو مرحله ای در حساب کاربری گوگل، حساب کاربریتان را باز کنید.
نکته ها و ترفندهای جیمیل
در این پنل در سمت چپ صفحه، امنیت (Security) را انتخاب کنید.
در زیر گزینه ورود به سیستم گوگل، دکمه تایید دو مرحله ای را روشن کرده و دستورالعمل های خواسته شده را به ترتیب دنبال کنید.
اگرچه بدون استفاده از این ترفندها نیز می توانید از جیمیل استفاده کنید اما به نظرم شما هم موافق هستید که به کارگیری این نکته ها تا حد زیادی تجربه و بهره وری شما را بالا می برد و بازدهی ایمیل را افزایش می دهد. این نکته ها و ترفندها شما را از یک کابر جیمیل مبتدی به یک کاربر حرفه ای تبدیل می کند.
خیلی جالب بود
مچکر زحمت کشیدی 🙂