فعالیت های روزمره یک شرکت را در نظر بگیرید.هر واحد دستورالعمل های مشخصی در جهت پیشبرد هر هدف دارد که دربرگیرنده تعدادی روال است.درک مشخص ار هر روال به انجام بدون نقص و کم هزینه آن کمک می کند.به عنوان مثال امور مالی یک شرکت در هر روز وظیفه ثبت تراکنش های مالی و ارائه گزارش های مربوطه را به عهده دارد.درک این واقعیت که ارتباط بین افراد مشارکت کننده، منابع و زمان صرف شده طی ثبت هر تراکنش در خط مشی واحد تعریف گردیده و به مرور به یک روال تبدیل میگردد از اهمیت بالایی برخوردار است.سوال اینجاست که آیا این روال قابلیت بهبود در صرف منابع را داراست؟برای پاسخ به این سوال ارائه یک تصویر واضح از هر روال (Process) ضروری است.امروز قصد داریم به معرفی استانداردی برای ارائه چنین تصاویری از هر پروسه بپردازیم.توجه شما را به ادامه مطلب جلب میکنیم.
Business Process Modeling یا مدل سازی پروسه های های کسب و کار، طی سال های اخیر در جهت درک تصویری از پروسه های مختلف هر واحد در هر شرکت ایجاد شده و این روزها شرکت های بزرگ و موفق صنایع مختلف در جهان وظیفه مدل سازی این پروسه ها را به Business Analyst های خود واگذار کرده اند.در راستای تعریف استانداردهای مشخص برای فعالیت های مختلف صنایع، کنسرسیوم چند ملیتی تحت عنوان Object Management Group در سال ۱۹۸۹ در کشور آمریکا ایجاد گردیده است.یکی از استانداردهای ارائه شده توسط این نهاد Business Process Modeling Notation یا به طور خلاصه BPMN است که به ارائه تعاریف گرافیکی از منابع،افراد و روابط بین آنها در هر پروسه کاری یک شرکت می پردازد.BPMN نسخه ۱و نسخه های تکمیل کنننده آن ۱٫۱ و ۱٫۲ که به ترتیب در سال های ۲۰۰۴(۱۳۸۳)،۲۰۰۸(۱۳۸۷) و ۲۰۰۹(۱۳۸۸) ارائه شدند تعاریف اولیه قابل قبول ولی ناکافی در توصیف پروسه های Business-to-Business ارائه کردند.نسخه ۲٫۰ که در سال ۲۰۱۱(۱۳۹۰) ارائه شده است کامل ترین نسخه از لحاظ پوشش فعالیت ها،منابع،کاربر ها،دسته ها،روابط و پیام های رد و بدل شده در طول هر پروسه را به جهان شبیه سازی پروسه ها تقدیم کرده است.طی تعریف BMPN v 2.0، هر پروسه از تعدادی کاربرد انجام دهنده،منابع مصرف شده،پیام های رد و بدل شده، آغاز و پایان مشخص،زمان بندی تعریف شده برای انجام هر عمل و دربرگیرنده حالت های مختلف در شرایطی است که یک کار به دو یا چند طریق مختلف قابل انجام شدن است.هر کدام از موارد بالا به وسیله یک تعریف گرافیکی قابل ارائه است.مهم ترین موارد استفاده شده در BPMN به صورت خلاصه در شکل زیر نمایش داده شده است و با جزییات کامل از طریق این لینک قابل دسترسی است.
پس از درک Notation در BPMN نسخه ۲٫۰ آمادگی نسبی برای ساختن هر پروسه ایجاد میگردد.واحد حسابداری شرکت در ابتدای متن را تصور کنید.در این واحد کارشناس حسابداری تراکنش مربوط به خرید یک واحد ساختمانی جدید برای شرکت را در دفاتر شرکت ثبت می کند.سپس گزارشی از این خرید و هزینه های مربوطه به آن را تهیه می کند و برای تایید به کارشناس ارشد حسابداری ارسال میکند.این کارشناس ممکن است اشکالاتی در این گزارش مشاهده کرده و آن را مجددا برای تصحیح به تهیه کننده بازگرداند.همزمان پیامی برای مدیر امور مالی ارسال میکند که گرازش مربوط تهیه گردیده و برای رفع اشکال فرستاده شده و به زودی آماده خواهد گردید.پس از گذر مجدد از کنترل کارشناس ارشد، گزارش به مدیرامور مالی رسیده و وی این گزارش را تایید میکند و بدین تریب پروسه ثبت یک خرید پایان می یابد.همان طور که مشاهده میکنید، سه کاربر(User) دراین پروسه چند کار(Task یا Activity) را برعهده دارند و تعدادی پیام و واحد داده(Data object) بین آنها رد و بدل می شود.مثال دیگری را در نظر بگیرید.در یک فروشگاه اینترنتی یک درخواست خرید از سوی مشتری دریافت میشود.نماینده انبار بررسی می کند که آیا کالای مورد نظر در انبار موجود است.در صورت موجود بودن کالا،کالای مورد نظر ارسال گردیده و پروسه ثبت و ضبط مالی انجام شده و پروسه به پایان میرسد.اما در صورتیکه کالا موجود نباشد،به واحد تهیه کالا دستور تهیه داده شده پروسه تهیه کالا آغاز می شود.پس از تهیه ،کالا ارسال شده و ثبت مالی انجام میشود.در صورتیکه در تهیه کالا اشکالاتی باشد دو حالت قابل تصور است.ممکن است به علت تاخیر،ارسال کالا با تاخیر روبرو شود که مشتری از این امر مطلع میگردد.حالت دوم عدم امکان تهیه کالاست که در این حالت مشتری مطلع گردیده،کالای مورد نظر از فهرست محصولات سایت برداشته شده و سپس پروسه پایان می یابد.در هردوحالت سیگنال هایی از سوی واحد تولید به مدیریت ارسال می گردد.Business Model برای این پروسه به شکل زیر است.
درک کامل از شرایط مختلف در هر پروسه اولویت کاری هر Business Analyst برای مدل سازی آن پروسه است.اما رابط های گرافیکی هم در این بین برای کارکردن با Notation مورد نیاز است.به علت فراگیر بودن استفاده از BPMN شرکت های مختلفی نیز به ارائه این واسط های گرافیکی پرداخته اند که کار با BPMN را ساده میکند.یکی از نرم افزارها که به صورت رایگان امکان درک کامل از BPMN را به دانشجویان و اهل فن داده Bizagi Porcess Modeler است.تنها نکته باقی مانده در اهمیت Business Process Modeling ،توجه به درک Data flow در هر پروسه است.
